Todos hemos comprobado como la pandemia ha acelerado la digitalización de procesos de gestión de personas. Las compañías y especialmente los departamentos de Recursos Humanos, han realizado un gran esfuerzo para digitalizar procesos de selección, desarrollo e identificación de talento.
En estos tres procesos (selección, desarrollo e identificación de talento), la entrevista juega un importante papel. No sólo es la técnica más utilizada para identificar y evaluar competencias, es también la más predictiva.[1] Cuando pensamos en una entrevista de selección o de assessment, automáticamente se nos viene a la mente ese momento de interacción con el participante. Desde ese punto de vista, digitalizar la entrevista se podría entender simplemente por hacerla de forma virtual por Teams, Zoom o cualquier otro sistema. Y así lo entienden muchas compañías.
[1]Salgado y Moscoso (1995); Salgado, Viswesvaran y Ones (2001).
Sin embargo, la entrevista es mucho más, no sólo es una técnica, también es un proceso. Lo que diferencia una entrevista realmente predictiva de pasar un tiempo charlando con un participante, es precisamente lo que ocurre antes y después de la misma. La clave del éxito es la preparación. ¿En qué consiste concretamente esa preparación?:
- Definir las variables a evaluar en la entrevista: Idealmente no más de seis para una entrevista de una hora, donde también querremos conocer la trayectoria profesional del participante. Para cada variable debemos tener identificada una breve definición y comportamientos asociados.
- Guion de entrevista estructurado: Habitualmente en un proceso de selección o de assessment participan diferentes consultores. Es clave tener un consenso sobre cuáles son las mejores preguntas para explorar las competencias a evaluar, sería muy injusto que a un participante se le valorara de forma diferente que a otro porque se le han hecho diferentes preguntas, y ha podido reflejar mejor o peor que otro las competencias a evaluar. Las preguntas deberían seguir una metodología de incidentes críticos.
- Guía de valoración con anclajes conductuales: De la misma forma que es necesario preparar el guion de la entrevista, es clave tener de forma anticipada y consensuada la guía de valoración. Esta guía no deja de ser la traducción de los comportamientos que refleje el participante en la entrevista a puntuaciones. Precisamente buscando la justicia y homogeneidad en el proceso independientemente del evaluador, es necesario definir previamente esta guía de valoración.
Con esta información preparada deberíamos desarrollar la evaluación durante la entrevista en tres pasos:
- Observación y registro: Durante la entrevista debemos recoger cuanta más información del participante nos sea posible, sin preocuparnos, por ahora, de la evaluación.
- Clasificación: Una vez finalizada la entrevista podremos depurar las notas y comparar las respuestas con la guía de valoración.
- Valoración: En función de los comportamientos registrados y comparándolos con la guía de valoración, se asignará una puntuación.
Una vez finalizados estos pasos, se realizará el informe de la entrevista si es necesario.
El caso es que podemos tener el guion de entrevista en papel, la guía de valoración en un Excel, tomar notas en un cuaderno y realizar los informes sobre un documento Word, eso sí, la entrevista por videoconferencia.
Si lo pensamos bien, que la entrevista se realice por videoconferencia, en realidad, es lo de menos. Digitalizar la entrevista significa tener una plataforma que permita automatizar todo el proceso previo y posterior, independientemente de que está se desarrolle con el participante de forma presencial o por videoconferencia.
Me refiero a trabajar con una plataforma o un entorno donde pueda de forma previa a la entrevista:
- Cargar mi modelo de competencias.
- Asociar preguntas de entrevista a cada competencia y tener un catálogo de preguntas a mi disposición sobre las que pueda elegir en cada proyecto.
- Definir una guía de valoración.
Y durante la entrevista y después de ella:
- Registrar las notas de entrevista.
- Asociar las notas a competencias.
- Puntuar sobre la guía de valoración.
- Generar de forma automática un informe donde los resultados se muestren tanto de forma gráfica como narrativa.
Lo más interesante de estas plataformas es la gestión del dato. Al trabajar en un entorno unificado no sólo se puede generar un informe de forma más rápida y sencilla, también se puede comparar los resultados de varios participantes, rankear y tomar decisiones de forma más ágil y segura. Además, actualmente ya hay plataformas como Panorama donde incluso se pueden integrar los resultados de varias entrevistas, bussiness case, dinámicas grupales e incluso pruebas objetivas tipo test para tener una foto completa de cada participante y realizar comparativas automáticas.
Es interesante destacar que en una entrevista convertimos una información cualitativa (los comportamientos que traslada un participante) en información cuantitativa (puntuación en una competencia). Obviamente la información cualitativa no se pierde, pero tener un entorno digital donde se puedan gestionar los datos cuantitativos de evaluaciones, permite a la postre trabajar bajo metodologías de HR Analytics. Estos análisis pueden ayudar a identificar cuáles son las competencias que mejor predicen el desempeño futuro y diseñar perfiles de referencia.
Por tanto, la digitalización de la entrevista no tiene que ver en realidad con si la entrevista es presencial o remota, tiene que ver con la automatización del proceso y la gestión del dato.